退職証明書

(参考)https://www.freee.co.jp/ 人事労務知識より 

退職証明書とは

退職証明書とは、会社が対象の従業員が退職したことを証明する書類です。ハローワーク(公共職業安定所)など公的機関に提出するものではなく、会社が従業員に対して発行する書類となります。

離職票と違い、公文書としての扱いにはなりません。

退職証明書は退職者から希望があったときに発行するものです。

離職票は、必要のない場合は会社側が発行の手続きをする必要のないものですが、後々のトラブルを避けるために、すべての退職者に発行しているケースも少なくありません。

退職証明書まで有無を問わず発行しているというケースはおおくはないのではないでしょうか。少ないようです。

退職証明書は公文書とは異なり必要なケースが限られますので、基本的には退職者から希望があった場合に会社で発行するという姿勢で問題ありません。

退職証明書の書き方と様式

退職証明書

退職証明書は、会社が退職者に発行するという性質の書類であるため、特に決まった様式はありません。以下のような項目が記入されます。

業務の種類に地位、使用期間、賃金、退職の理由については記載の必要がありますので、漏れなく記載するようにしましょう。(ただし、退職者が請求した事項に限られます。)

退職証明書が必要な場合

退職証明書が必要な場合としてあげられるのが、国民健康保険、国民年金の加入手続きを行うときです。

通常であれば、退職の証明になる離職票があれば加入手続きを行うことができますが、すぐに発行してもらえない場合は、代わりに退職証明書を提示することによって手続きを進めることができます。

国民健康保険の加入手続き以外で必要になる可能性があるのは、自社を退職した社員が転職先の会社に提出を求められた場合です。

退職理由などを確認するために、転職先の会社が従業員に対して提出を求めることがあります。

ただし、このように転職先の会社が退職証明書を求める場合は、時効が設けられています。退職から2年以上が経過している場合は、退職証明書発行の必要は会社側にはありません。

まとめ

離職票と退職証明書は、どちらも退職者の希望によって会社側が発行、または発行の手続きをするものですが、必要となる用途も性質も異なります。

従業員から問い合わせがあった際は、どちらの書類が必要かを明らかにしたうえで、発行の手続きを行うことが大切です。

(参考)https://www.freee.co.jp/ 人事労務知識より 

 

 

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